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No 12 – Politique sur la transparence et la protection de la vie privée

Circulaire d'information

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Le présent document est une circulaire d'information préparée par le personnel du CCRI. Elle fournit des renseignements généraux aux employés, aux syndicats et aux employeurs, pour les aider à mieux comprendre le fonctionnement du Conseil. La présente circulaire est un outil informel et, par conséquent, elle ne lie pas le Conseil.

I. Politique générale

Le Conseil canadien des relations industrielles (le CCRI ou le Conseil) est un tribunal quasi judiciaire, représentatif et indépendant, responsable de l’interprétation et de l’application du Code canadien du travail (le Code). Le CCRI est également responsable de l’interprétation et de l’application de la partie II de la Loi sur le statut de l’artiste (Relations professionnelles).

Le CCRI a un double mandat et ses objectifs sont les suivants :

  1. Favoriser l’établissement de bonnes relations du travail dans les secteurs d’activités régis par la partie I du Code;
  2. Contribuer au mieux-être de la communauté culturelle canadienne en favorisant de bonnes relations professionnelles entre les artistes et les producteurs qui relèvent de la compétence fédérale.

Le présent document explique la politique sur la transparence judiciaire du CCRI et décrit la façon dont le CCRI traite les enjeux relatifs à la vie privée.

Le principe de transparence judiciaire occupe une place importante dans notre système de justice. Suivant ce principe garanti par la Constitution, le CCRI tient ses audiences en public, sauf dans des circonstances exceptionnelles. De par son mandat et la nature des affaires qu’il entend, le CCRI pratique une politique d’ouverture qui favorise la transparence de ses procédures, la responsabilisation et l’équité dans la conduite de ses audiences.

Sur son site Web et dans sa circulaire d’information no 04, le CCRI explique aux parties ainsi qu’à la communauté que ses audiences et ses dossiers sont ouverts au public. Les parties qui ont recours aux services du CCRI doivent savoir qu’elles s’engagent dans un processus public, qui comprend la création d’un dossier public, et que les décisions rendues par le Conseil seront également publiques. Les parties et les témoins sont sujets à l’examen du public lorsqu’ils témoignent devant le CCRI. En général, les décisions du CCRI contiennent les noms des parties et des témoins, et peuvent contenir des informations au sujet de ceux-ci qui sont pertinentes et nécessaires pour décider du différend.

Le CCRI reconnaît que, dans certains cas, la mention de renseignements personnels au cours d’une audience ou dans une décision écrite peut avoir des répercussions considérables sur la vie de la personne concernée. Des préoccupations liées à la protection de la vie privée surviennent très souvent lorsque des renseignements sur certains aspects de la vie d’une personne deviennent publics. Il peut s’agir de l’adresse domiciliaire de la personne, de son adresse électronique personnelle, de son numéro de téléphone personnel, de sa date de naissance, d’informations financières à son sujet, de son numéro d’assurance sociale (NAS), de son numéro de permis de conduire, de renseignements relatifs à son passeport ou à des cartes de crédit, ou encore de renseignements médicaux. Le CCRI s’efforce de ne mentionner ce genre de renseignements dans une décision écrite que s’ils sont pertinents et nécessaires pour décider du différend.

Le Conseil donne accès aux parties et au public à ses dossiers d’affaires d’une manière propre à assurer un juste équilibre entre la transparence judiciaire, les droits et intérêts du public et des participants aux procédures, et les objectifs du Code.

La politique du CCRI est conforme à la déclaration du Forum pour les présidents des tribunaux administratifs fédéraux (approuvée par le Conseil des tribunaux administratifs canadiens) ainsi qu’aux principes figurant dans le Protocole sur l’usage de renseignements personnels dans les jugements, lequel a été approuvé par le Conseil canadien de la magistrature.

II. Exceptions

Dans des circonstances exceptionnelles, le CCRI déroge à ses principes généraux de transparence judiciaire pour tenir compte de préoccupations liées à la confidentialité de certains documents ou renseignements. Quelques exemples suivent.

A. Documents confidentiels

À la demande d’une partie ou de sa propre initiative, le Conseil peut rendre des ordonnances assurant la confidentialité et la non-communication de renseignements de nature délicate. Une partie à une affaire instruite par le Conseil préoccupée par la communication de renseignements commerciaux ou personnels de nature délicate (p. ex. dossier disciplinaire, ou renseignements médicaux ou financiers) peut demander au Conseil une ordonnance de confidentialité en vertu de l’article 22 du Règlement de 2012 sur le Conseil canadien des relations industrielles (le Règlement). Si le Conseil est d’avis qu’il doit prendre des mesures pour protéger les renseignements, il peut :

  • ordonner qu’une audience soit tenue à huis clos;
  • ordonner que certains documents soient mis sous scellé et ne soient pas versés au dossier public;
  • ordonner que certains documents ne soient communiqués à personne d’autre qu’à certaines personnes expressément désignées;
  • ordonner que certains renseignements figurant dans des documents soient caviardés;
  • rendre toute autre ordonnance qu’il juge indiquée, étant donné les circonstances de l’affaire.

B. Notes des membres du Conseil

Les notes et les ébauches d’ordonnance ou de décision du Conseil et de ses membres sont protégées en vertu de l’alinéa 119.1a) du Code et ne seront pas communiqués.

C. Séances de médiation

Les agents des relations industrielles du Conseil et les membres du Conseil peuvent tenir des discussions et des séances de médiation avec les parties à toute étape de l’instance afin de faciliter le règlement des différends. Ce processus se déroule en privé, et les discussions tenues lors de ces séances sont confidentielles afin de favoriser une discussion ouverte entre les parties. Les documents communiqués au cours de la procédure de médiation ne sont pas versés au dossier public, et le public n’y a pas accès. De plus, les notes et documents rédigés par les agents des relations industrielles du Conseil dans le cadre de la procédure de médiation sont protégés en vertu de l’article 119.1(b) du Code et ils ne seront pas communiqués.

D. Preuve d’adhésion

Conformément à l’article 35 du Règlement, le Conseil ne communique aucun élément de preuve susceptible de révéler l’adhésion à un syndicat, l’opposition à l’accréditation d’un syndicat ou la volonté de tout employé d’être ou de ne pas être représenté par un syndicat, sauf si la communication de ces éléments contribuerait à la réalisation des objectifs du Code. Cette information demeure confidentielle et ne fait pas partie du dossier public conformément à l'article 35 du Règlement.

III. Accès aux dossiers d’affaires par le public

Le Conseil donne au public accès aux dossiers d’affaires d’une manière propre à assurer un juste équilibre entre la transparence judiciaire, les droits et intérêts du public et des participants aux procédures, et les objectifs du Code.

Sur préavis raisonnable, les dossiers d’affaires peuvent être consultés par le public à l’un des bureaux du CCRI. Toutefois, les renseignements tels l’adresse domiciliaire d’une personne, son adresse électronique personnelle, son numéro de téléphone personnel, sa date de naissance, les informations financières la concernant, son NAS, son numéro de permis de conduire, ou encore les renseignements relatifs à son passeport ou à des cartes de crédit seront caviardés avant la consultation.

Il convient de souligner que les parties ont le choix de communiquer avec le Conseil en français ou en anglais. Ainsi, les documents versés aux dossiers d’affaires peuvent être en français ou en anglais. Les documents peuvent être consultés dans la langue dans laquelle ils sont consignés au dossier.

Pour garantir une saine administration des processus décisionnels du Conseil, les pièces déposées en preuve dans le cadre d’une audience ne sont rendues publiques qu’après qu’une décision sur le fond de l’affaire a été rendue ou après que le Conseil a clos son dossier.

Par ailleurs, les documents et renseignements visés par les exceptions décrites ci‑dessus, de même que l’information protégée par le secret professionnel de l’avocat, ne sont pas versés au dossier public et ne peuvent être consultés.

IV. Accès aux décisions par le public

Le CCRI donne au public accès à ses décisions, conformément au principe de transparence judiciaire.

Les motifs de décisions et certaines ordonnances rendus par le Conseil depuis 1999 sont disponibles en version électronique sur son site Web.

En plus des motifs de décisions et des ordonnances, le Conseil rend des décisions-lettres, dont l’intérêt jurisprudentiel est plus limité. Ces décisions sont uniquement disponibles sur demande.

Le public est invité à communiquer avec le Conseil pour obtenir copie d’une décision-lettre ou d’une ordonnance en particulier, ou à consulter le site Web du Conseil.

Pour parvenir à un juste équilibre entre l’accès du public à ses décisions, d’une part, et les enjeux en matière de protection de la vie privée, d’autre part, le Conseil prend des mesures qui empêchent de faire des recherches sur Internet dans le texte intégral des décisions affichées sur son site Web. Le « protocole d’exclusion des robots Web », reconnu par les moteurs de recherche (p. ex. Google et Yahoo), est utilisé à cette fin. Ainsi, une recherche sur Internet portant sur le nom d’une personne mentionnée dans une décision du Conseil ne permettra d’obtenir aucune information tirée de la version intégrale des décisions affichées sur le site Web du CCRI.

Il est aussi possible d’accéder aux motifs de décision rendus par le Conseil sur d’autres sites Web, comme Publications du gouvernement du Canada, CanLII, et LexisNexis Quicklaw. Le CCRI n’a toutefois pas de contrôle sur les mesures prises par ces sites Web en matière de protection de la vie privée.

V. Élimination des dossiers d’affaires

Le CCRI élimine ses dossiers d’affaires conformément au calendrier de conservation et d’élimination approuvé par le bibliothécaire et archiviste du Canada.

Veuillez communiquer avec nous si vous avez des questions au sujet de cette politique.

Revised 2018