Instructions aux parties pour la tenue d’une audience ou d’une séance de médiation par vidéoconférence
Le Conseil canadien des relations industrielles (le Conseil) tient des audiences et des séances de médiation par vidéoconférence au moyen de la plateforme Zoom.
Se joindre à une audience par vidéoconférence
Le jour ouvrable précédant la date de l’audience ou de la séance de médiation, le Conseil envoie aux participants un courriel qui contient le lien et le mot de passe à utiliser pour se joindre à la vidéoconférence. Il revient aux parties ou à leur représentant de communiquer le lien et le mot de passe à leurs témoins respectifs ou à toute personne qui doit assister à la vidéoconférence avec elles. Le lien et le mot de passe ne doivent être communiqués à aucune autre personne. Si un membre du public souhaite assister à une audience par vidéoconférence, il doit communiquer par écrit avec le Conseil pour s’inscrire et demander une invitation et un mot de passe.
Avant l’audience, les participants peuvent vérifier leur connexion et leur configuration dans Zoom en utilisant le lien suivant : https://zoom.us/test.
Les exigences de système relatives à l’utilisation de Zoom sont décrites à l’adresse https://support.zoom.us/hc/fr.
Pour se connecter à la séance de médiation ou à l’audience, les participants doivent utiliser un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ou une tablette munie d’une webcam et d’un microphone. Il est préférable d’utiliser une ligne fournie par un réseau local. S’ils utilisent le Wi-Fi, les participants doivent s’assurer d’avoir une bande passante suffisante pour les besoins de la vidéo. Un ordinateur ou une tablette secondaire peut être utile pour prendre des notes ou consulter des documents. Les participants sont invités à essayer leur webcam et leur microphone avant l’audience par vidéoconférence. L’utilisation d’écouteurs peut améliorer la qualité du son.
Participer à une audience ou à une séance de médiation par vidéoconférence
Nous demandons aux participants de s’installer dans une pièce calme et privée, où il y a peu ou pas de bruit de fond, et de fermer les stores des fenêtres pour éviter les reflets. Ce que l’on voit derrière les participants doit être professionnel. Les participants, y compris les témoins, doivent être convenablement vêtus.
Les participants doivent avoir accès à un téléphone pendant l’audience au cas où un problème surviendrait et être prêts à tenir une téléconférence si la vidéoconférence ne fonctionne pas, en cas de déconnexion ou en cas de décalage de la vidéo.
Au cas où ils en auraient besoin, les participants doivent avoir accès à tous les documents qui ont été communiqués avant l’audience et déposés auprès du Conseil, soit sur un ordinateur de bureau, un portable ou une tablette secondaire ou en version papier.
Les participants doivent éteindre toutes les notifications et les alarmes sur leur ordinateur et tous les autres appareils périphériques (téléphones cellulaires et filaires, clavier, etc.).
Les participants doivent laisser leur microphone en sourdine et attendre l’invitation du médiateur ou du président de l’audience avant de prendre la parole; il est important de parler clairement pour que toutes les communications soient comprises par toutes les parties.
En aucun cas, les participants ne sont autorisés à créer un enregistrement audio ou vidéo de toute partie de la séance de médiation ou de l’audience. L’interdiction qui précède vise notamment les captures d’écran, l’enregistrement des conversations et l’utilisation d’un logiciel tiers pour enregistrer l’instance.
Pendant toute la durée de leur témoignage, les témoins doivent respecter les consignes suivantes :
- être seuls dans la pièce où ils se trouvent;
- utiliser leur ordinateur, portable ou tablette uniquement aux fins de l’audience par vidéoconférence; fermer toute autre application. N’utiliser aucun autre appareil ni aucune autre fonction pour communiquer avec d’autres personnes;
- avoir à portée de main des copies propres et non annotées des documents qui ont été présentés avant l’audience; consulter ces documents uniquement que si on le leur demande pendant l’audience.
Il peut être demandé à tout participant d’utiliser sa webcam pour montrer la pièce dans laquelle il se trouve ou tout document qu’il a en sa possession.
Veuillez noter que Zoom n’est pas reconnu par le gouvernement du Canada comme une voie de communication sûre pour discuter de renseignements protégés. Cependant, étant donné que les procédures du Conseil sont généralement ouvertes et accessibles au public et l’utilisation de toutes les mesures de sécurité offertes par la plateforme, les risques associés à son utilisation sont minimaux et ne diffèrent pas de ceux qui sont liés à toute autre forme de médiation ou d’audience.